Perché utilizzare una soluzione DMS (Document Management System)


arxivar, gestione documentale

Spesso la prima affermazione che segue alla domanda “perché adottare un DMS?” è “non abbiamo molti documenti” oppure, “non siamo così grandi da dover gestire un DMS” o ancora “non ci serve”…



Ebbene, tutte queste affermazioni hanno in comune il fatto di non conoscere i vantaggi che un sistema come questo può portare all’interno dell’organizzazione, a prescindere dalle dimensioni e dalla complessità della struttura.

Ovviamente le organizzazioni più strutturate percepiscono questo bisogno in modo decisamente più evidente ed è la loro stessa complessità che impone un metodo orientato all’organizzazione dei processi ed alla gestione del dato in formato digitale e quanto più strutturato possibile.

Quello che però sembra scontato per una grande azienda non è detto che non lo sia anche per organizzazioni di dimensioni più ridotte. Sforzandoci per un momento ad analizzare la mole di informazioni che siamo chiamati a gestire ogni giorno o che chiediamo ai nostri collaboratori o colleghi di gestire, non è poi così difficile cominciare a comprendere quanto possa essere d’aiuto un sistema organizzato delle informazioni. Attenzione ad una cosa, stiamo parlando di “INFORMAZIONI”, non necessariamente di documenti!


Il documento, infatti, è solo un supporto fisico per una certa quantità di informazioni.


Ecco allora che iniziando a ragionare in termini di informazioni e non di documenti possiamo cominciare ad intuire che la mole di dati che un’organizzazione è chiamata a gestire non è strettamente legata al numero di documenti che questa produce.

Se a questo primo aspetto aggiungiamo il modo in cui un dato viene gestito (sia esso digitale che analogico) cominciamo ad intuire che forse occorre fare qualcosa di più.

Prendiamo per esempio un documento cartaceo che è arrivato in azienda, un documento di qualsiasi tipo e di qualsiasi livello di importanza, questo documento sicuramente verrà preso e, dopo essere stato “lavorato” da chi se ne deve occupare, nel migliore dei casi sarà sicuramente archiviato in un raccoglitore. Non che ciò sia sbagliato, è pur sempre un metodo con alla base una logica, ma se ci pensiamo bene, così facendo, abbiamo dato avvio ad un lento processo di perdita di informazioni. Il documento è stato in un certo senso contingentato ad un numero ristrettissimo di utenti, che per assurdo non sono nemmeno gli unici utenti che devono aver accesso a quelle informazioni, ma paradossalmente ne hanno assunto il controllo!

Sfido chiunque a ritrovare quel documento quando la persona che se ne è occupata è fuori ufficio…

L’alternativa, all’epoca dell’analogico, era la classica “fotocopia” del foglio da distribuire a tutti coloro che potevano eventualmente averne bisogno. Al tempo del digitale invece la cosa si risolveva con la copia della copia del file memorizzato prima nel pc del collega, poi forse in una cartella sul server, per essere comunque inviato ai potenziali destinatari via e-mail, sempre nella speranza che nel frattempo il file non fosse stato modificato…

L’assenza di condivisione delle informazioni in modo strutturato e regolato da permessi chiari e predefiniti è la prima “vittima” della mancata adozione di un DMS in azienda.



Avere accesso in ogni momento, alle informazioni di cui abbiamo bisogno indipendentemente da chi le ha gestite ed elaborate, secondo regole e metodi standardizzati e ovunque ci troviamo è il primo passo verso una gestione efficiente delle informazioni. Questo primo aspetto comporta indirettamente una serie di benefici che si ripercuotono sull’attività aziendale: l’informazione corretta, nel posto ed al momento giusto, messa a disposizione delle persone che la devono gestire permette di prendere decisioni più corrette e più velocemente; in molti casi questo può fare la differenza. Sono convinto che non ci sia bisogno di fare esempi, ognuno di noi sicuramente ci sarà passato.

Lo scenario appena descritto è solo un esempio, la punta dell’iceberg di un aspetto decisamente più ampio.

Tutte le organizzazioni infatti sono soggette a processi organizzativi che nella maggioranza dei casi rappresentano i loro metodi operativi, affinati ed ottimizzati nel tempo. Spesso però questi processi sono influenzati da alcuni aspetti che l’organizzazione “subisce” invece di governarli e, di conseguenza, tende ad assecondarli passivamente creando indirettamente aree di inefficienza. Queste zone d’ombra, pur essendo “metabolizzate” dall’organizzazione, rappresentano pur sempre degli aspetti che ogni responsabile aziendale, di qualunque divisione e livello, sarebbe felice di eliminare.

Per fare un esempio chiaro e semplice basti pensare al tempo e alle risorse che ogni azienda impiega nel distribuire file, informazioni e documenti ai collaboratori interni o esterni tramite e-mail, mailing list o archivi dati che spesso e volentieri non sono aggiornati o non derivano da una fonte dati coerente e completa. Oppure al tempo speso dal proprio personale nell’eseguire operazioni ripetitive per richiedere informazioni mancanti o integrare della documentazione necessaria.



In questi casi, ma potremmo fare altri mille esempi, quanto sarebbe utile un sistema di flussi di processo che si occupa di attingere dati da fonti adeguatamente predisposte, verificarne la correttezza e attuare processi ciclici e ripetitivi in automatico? Restituendo, magari a chi si occupa del processo come supervisore, un resoconto di esito positivo ed eventuali errori?

Ecco questo è ciò di cui si occupa un sistema di WorkFlow, e lo fa sistematicamente, senza guardare l’orologio, senza preoccuparsi del traffico per tornare a casa e senza i rischi dell’errore umano.

L’automazione di questi e altri innumerevoli processi, organizzati e calati all’interno dell’operatività aziendale portano benefici tangibili ed apprezzabili, facilmente valutabili e quantificabili sia da parte del management che da parte degli operatori.


Ora proiettiamo questi scenari su un orizzonte temporale di medio periodo e non sarà difficile immaginare il valore aggiunto che un sistema capace di gestire questi aspetti è in grado di portare. Basta ricordarne alcuni come: la costante reperibilità delle informazioni a prescindere dal tempo trascorso (posso ritrovare un contratto firmato 20 anni fa come se lo avessi archiviato ieri), la riduzione di errori e di tempo nello svolgimento di processi ripetitivi, la condivisione di risorse ed informazioni in tempo reale all’interno dell’azienda, il costante livello di qualità dei processi attuati con la possibilità di ulteriori e costanti miglioramenti, l’aumento sistematico di efficienza, la diretta percezione della stessa da parte dei nostri interlocutori, siano essi collaboratori, clienti o fornitori.

 

Sei ancora convinto di non aver bisogno di un DMS?

Se ancora nutri qualche dubbio sappi che investire in un Document and Process Management System non ti costa praticamente nulla! Anzi, analisi e studi certificati* hanno dimostrato il ritorno dell’investimento (ROI)** nei progetti DPMS.


Facciamo un esempio:

· Assumiamo che ogni persona che lavora in azienda in media impieghi 3 minuti*** per la ricerca di un documento e che mediamente ricerchi circa 10 documenti/file al giorno.

· Consideriamo 220 giorni lavorativi all’anno ed un costo medio di circa 23€/h (pari a 0,38€/minuto) per dipendente.


SENZA UN SISTEMA DMS

· (3’ per ricercare un documento) x (10 documenti giornalieri) = 30’ al giorno

· Costo giornaliero per dipendente per la ricerca dei documenti = 0,38€ x 30’ = 11,4€/giorno

· Costo annuale per dipendente per la ricerca dei documenti = 11,4€/giorno x 220 giorni = 2.508,00€


CON UN SISTEMA DMS

· Tempo medio necessario alla ricerca di un documento/file tramite un sistema DPMS: 30”

· (0,30’ per ricercare un documento) x (10 documenti giornalieri) = 5’ al giorno

· Costo giornaliero per dipendente per la ricerca dei documenti = 0,38€ x 5’ = 1,9€/giorno

· Costo annuale per dipendente per la ricerca dei documenti = 1,9€/giorno x 220 giorni = 418,00€


QUINDI RICAPITOLANDO

Costo annuale per dipendente senza sistemi DMS = 2.508,00€

Costo annuale per dipendente con sistemi DMS = 418,00€


Risparmio per dipendente pari a 2.090,00 € equivalente a 91 h/anno

Nota: Il calcolo si riferisce al solo costo di ricerca di documenti e non tiene conto degli altri costi riferiti alla mancanza di efficienza nei processi aziendali.


*Fonte: CIO.com

**Il return on investment (o ROI, tradotto come indice di redditività del capitale investito o ritorno sugli investimenti) è un indice di bilancio che indica la redditività e l’efficienza economica della gestione caratteristica a prescindere dalle fonti utilizzate: esprime, cioè, quanto rende il capitale investito in quell’azienda.

In poche parole il ROI ti permette di capire se il capitale investito per un progetto (in questo caso il DMS) sarà redditizio oppure no.

***2 minuti per la ricerca di un documento in formato digitale e 4 minuti per la ricerca di un documento analogico.


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